Yleistä
Luomme asiakkaillemme visuaalisia ilmeitä ja tuotamme markkinoinnin palveluita, kehitämme asiakkaidemme liiketoimintaosaamista sekä koulutamme asiakkaitamme kohtaamaan liike-elämän haasteet. Tätä kaikkea varten tarvitsemme jossakin vaiheessa kohderyhmämme jäseniltä henkilötietoja, joita keräämme ja käsittelemme.
Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot tai tiedon osat, joista henkilö on tunnistettavissa, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, syntymäaika, valokuva. Arvostamme kohderyhmän jokaisen yksilön yksityisyyttä ja sitoudumme suojaamaan sitä.
Tämä tietosuojaseloste linjaa ennen kaikkea henkilötietojen käsittelyä asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja henkilöstöhallinnon henkilöryhmien osalta, jolloin Hurry Oy on rekisterinpitäjä. Saatamme käsitellä myös asiakasyritystemme henkilötietoja, jolloin roolimme on henkilötietojen käsittelijä ja nämä henkilötietojen käsittelyn periaatteet on kuvattu asiakkaamme tietosuojaselosteessa sekä Hurry Oy:n ja asiakasyrityksen välisessä sopimuksessa.
Hurry Oy käsittelee kohderyhmien henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön puitteissa. Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta toimintamme kehittyessä ja/tai lainsäädännön muuttuessa.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Hurry Oy (jäljempänä myös Hurry):
Hurry Oy
Y-tunnus: 2195739-7
Teollisuuskatu 11 B
80100 Joensuu
www.hurry.fi
+358400391707
Yhteyshenkilöt tietosuoja-asioissa
Tero Hyttinen myynti@hurry.fi
Kohderyhmät
- Liikekumppanit, joita ovat:
- Asiakkaat
- Prospektit (potentiaaliset asiakkaat)
- Toimittajat (tuotteiden ja palveluiden toimittajat sekä alihankkijat)
- Henkilöstö
- Henkilökunta
- Työnhakijat
- Aiemmat työntekijät
- Hallitus
Henkilötietojen keräämisen tarkoitus ja käsittelyn peruste
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme kohderyhmiä koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat seuraavat:
Myynti ja markkinointi
Pidämme yhteyttä ensisijaisesti liikekumppaneihimme sekä tarvittaessa muihin kohderyhmiin. Toteutusmuotomme ovat mm. puhelinsoitot, sähköpostit, suoramarkkinointi sekä digitaaliset markkinointikampanjat, kuten hakukonemainonta tai sosiaalisen median markkinointi. Näiden osalta saatamme myös tehdä markkinointia kohderyhmäprofiilien perusteella.
Lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme. Henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää häneen kohdistuva yhteydenpito tai suoramarkkinointi. Emme luovuta, myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksia varten.
Asiakasviestintä
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja myös asiakasviestinnän tarkoituksiin, kuten palautteiden ja palvelupyyntöjen hoitamiseksi sekä palveluja koskevien tiedoksi- ja toimeksiantojen tekemiseksi. Lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme ja usein myös sopimuksen täytäntöönpano.
Palvelutuotanto ja -toimitus
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja palveluiden tuottamisen, toimittamisen ja sopimusvelvoitteiden täyttämisen vuoksi. Asiakas- tai liikesuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja sisällöntuotantoa, laskutusta, perintää ja asiakaspalautteen hallintaa varten. Pääsääntöisesti käsittelemme sopimusten kontaktihenkilöiden henkilötietoja, mutta kohderyhmien organisaatioon kuuluvien muiden mm. projektihenkilöstön henkilötietoja saatetaan käsitellä myös.
Lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste tämän osalta on sopimuksen valmistelu ja täyttäminen sekä oikeutettu etumme.
Analytiikka ja liiketoimintamme kehittäminen
Käsittelemme myös henkilötietoja digitaalisten palveluiden kehittämiseen, tuottamiseen ja hallintaan liittyvän oman liiketoimintamme parantamiseksi. Lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme.
Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen
Käsittelemme henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. osakeyhtiölaki, kirjanpitolaki, verotus, työsopimuslaki).
Henkilöstöhallinto ja rekrytointi
Henkilöstöön liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, palkanmaksuvelvoitteiden suorittamiseksi, verotuksen ja muiden työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Työntekijän, työnhakijan tai työnhakijaehdokkaan antama suostumus on joissakin tilanteissa käsittelyperuste henkilötietojen käsittelemiseksi, joka tähtää pääasiassa työsopimuksen valmistelemiseen.
Työnhakijan antaman suostumuksen perusteella saamme ja käsittelemme myös työnhakijoihin liittyviä muilta kuin työnhakijalta itseltään saatuja henkilötietoja.
Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot
Keräämme ja käsittelemme vain liikekumppaneiden yhteyshenkilöiden ja projektitiimin sekä henkilöstön henkilötietoja.
Saamme usein suoraan liikekumppanilta pääasiassa seuraavia tietoja:
- organisaation nimi
- henkilön nimi
- toimenkuva
- työsähköpostiosoite
- työpuhelinnumero
- markkinoinnin suostumukset / kiellot
- yhteystiedot tuotannollista ja toiminnallista kommunikointia varten
- yhteystiedot myynnin ja hallinnon kommunikointia varten
Vastaavanlaisia tietoja voimme saada myös palveluntarjoajilta ja julkisista rekistereistä.
Keräämme ja käsittelemme henkilökuntaan ja aiempiin työntekijöihin liittyen pääasiassa seuraavia tietoja:
- nimi
- henkilötunnus
- osoite- ja yhteystiedot
- työ- ja poissaolotiedot
- palkanmaksuun ja verotuksen pidättämiseen tarvittavat tiedot
- työsuhteen aikana syntyvä koulutus- ja pätevyystiedot, aiemman suostumuksella
- sairauspoissaolotiedot (työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi)
- suostumuksella muut tiedot
Muiden henkilöstö kohderyhmän edustajien osalta käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
- osoite- ja yhteystiedot
- koulutus, kokemus, osaaminen ja työhistoria
- hakemus ja ansioluettelo
- referenssit ja sosiaalisen median profiilit; LinkedIn, Instagram (suostumuksella)
- soveltuvuustestien tulokset (suostumuksella)
- työkykyä koskeva lausunto (suostumuksella)
Henkilötietojen lähteet
Keräämme kohderyhmiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöiltä itseltään. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics -palvelun avulla. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa organisaatiosta, joka jossain määrin koskee henkilöitä ja sisältää henkilötietoa.
Potentiaalisia asiakkaita koskevia tietoja saatetaan saada myös ulkopuolisilta liikekumppaneilta ja palveluntarjoajilta, kuten LeadFeeder ja LinkedIn ja julkisista rekistereistä Asiakastieto.
Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja suostumuksella muista lähteistä. Käsittelemme henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelee ensisijaisesti yrityksen henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan, mutta tämän lisäksi mm. kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluita tuottavat liikekumppanit ja heidän työntekijänsä käsittelevät tai saattavat käsitellä yrityksemme henkilötietoja. Mitä luottamuksellisemmasta ja herkemmästä henkilötiedosta on kyse, sitä harvemmalla on pääsy tietoihin.
Tallennamme lähes kaiken tiedon sähköisessä muodossa ja pyrimme käyttämään vain sähköisiä palveluja ja työkaluja työtehtävien suorittamisessa. Tällainen palveluntarjoaja saatetaan katsoa henkilötietojen käsittelijäksi suhteessa Hurryyn. Käytämme tällaisia palveluntarjoajia erityisesti seuraavissa asioissa:
- tiedon pilvitallennus
- projektien hallinta ja johtaminen
- markkinoinnin automaatio ja CRM
- taloushallinto ja laskutus
- sisäinen viestintä
- sähköpostimarkkinointi
- kotisivujen ylläpito
- sähköinen sopimusten allekirjoitus.
Huolehdimme tällaisia palveluntarjoajia käytettäessä muun muassa sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevien lakien ja asetusten mukaisesti sekä vain meidän tarpeita vastaten.
Lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä saatamme luovuttaa tietoja myös viranomaistarkoituksiin. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.
Henkilötietojen sijainti ja siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti suomalaisilla ja EU:n alueella sijaitsevilla palvelimilla. Henkilötietoja kuitenkin tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa, jolloin saattavat jotkut palveluntarjoajamme sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tällaisia palveluntarjoajia ovat muun muassa Microsoft, Google ja MailChimp. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojen siirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen.
Ensisijaisina vaihtoehtoina on siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen (siirronsaajat Yhdysvalloissa) taikka EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.
Henkilötietojen säilytysaika
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta, lainmukaisesta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen.
Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy (suuri osa työntekijöitä koskevista henkilötiedoista) tai kun tieto on vanhentunutta tai virheellistä.
Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja.
Henkilötietojen säilytys ja suojaus
Henkilötietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina eli emme luovuta, myy tai vuokraa henkilötietoja markkinointitarkoituksiin organisaatiomme ulkopuolelle. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.
Henkilötietojen antamisen pakko, antamatta jättäminen ja seuraukset
Annamme henkilöille mahdollisuuden kieltäytyä antamasta henkilötietoja, emmekä pakota tietojen luovuttamiseen. Työsuhteessa olevalta henkilöltä tarvitsemme henkilötietoja, jotta voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteet.
Henkilötietojen antaminen ja käsittely on sopimusten täyttämiseksi välttämätöntä asiakassuhteessa varmistaaksemme, että sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja -kelpoisia. Näin pystymme täyttämään sopimusvelvoitteet ja toisaalta varmistamaan, että omat oikeutemme täyttyvät.
Verkkosivuilla käytettävät evästeet (Cookies)
Osa palveluistamme saattaa edellyttää evästeiden käyttöä ja palvelu ei toimi tai toimii rajoitetusti, mikäli käyttäjä ei salli evästeiden asentamista päätelaitteelle. Käytämme evästeitä verkkosivuillamme tarjotaksemme laadukkaan käyttäjäkokemuksen sivustolla vieraileville.
Evästeet ovat tiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle. Evästeiden avulla Hurry saa tietoa siitä, miten verkkovierailijat käyttävät verkkosivustoamme. Usein hyödynnämme evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi.
Verkkosivustolla vieraileva voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön oman verkkoselaimen asetuksista. Jotkin verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti emmekä vastaa verkkosivuilla vierailijan käyttämistä tuotteista, palveluista tai niiden asetuksista.
Henkilön oikeudet, mahdollisuudet vaikuttaa ja päättää henkilötiedoistaan
Annetun suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme henkilötietoja suostumuksen perusteella, on henkilö milloin tahansa oikeutettu peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä Hurry Oy:lle. Ilmoitus voidaan tehdä henkilökohtaisesti toimipisteessämme, kirjallisesti viralliseen osoitteeseen tai sähköisesti yllä mainittuihin sähköpostiosoitteisiin talous@hurry.fi tai myynti@hurry.fi.
Pääsy tietoihin ja tarkastuspyynnön esittäminen
Henkilöllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilöä koskevia henkilötietoja sekä tieto mitä henkilöä koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi henkilöllä on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelyn perusteista.
Oikeus virheellisten tietojen korjaamisesta
Henkilöllä on oikeus pyytää Hurry Oy:tä korjaamaan häntä koskevat virheelliset, vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Vaikka emme käsittelisi henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voi henkilö milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen myynti@hurry.fi.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, on henkilöllä oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi hänen oikeutensa taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.
Huomioitavaa on, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää kyseistä henkilöä tai hänen edustamansa organisaation palveleminen vaikeutuu merkittävästi.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä.
Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet henkilön tietoja suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, on henkilöllä oikeus saada meille sähköisesti toimittamat tietonsa yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Henkilön oikeuksien toteutuminen
Henkilö voi toteuttaa edellä kuvatut oikeutensa olemalla yhteydessä Hurry Oy:n toimipisteeseen, kirjallisesti yrityksen osoitteeseen tai sähköpostilla em. sähköpostiosoitteisiin. Pyydämme henkilön osoittamaan todisteen henkilöllisyydestä, kuten omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön tai kopion henkilöllisyystodistuksesta (henkilötunnus peitetty).
Mikäli henkilö katsoo, että hänen henkilötietojen käsittely ei ole tai ole ollut lainmukaista, voidaan tästä tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Tämän tietosuojaselosteen päivittäminen
Pidätämme oikeuden tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.