Blogi

Tapahtuman järjestäminen vaatii osaamista

Korona-ajan kokoontumisrajoitusten jäljiltä ihmiset suorastaan janoavat tapahtumia. Ihmiset kun jo luonnostaan haluavat tavata tuttuja ja tutustua uusiin ihmisiin. Hurry Events auttaa sinua vastaamaan kysyntään.

Vähänkään merkittävämmän tapahtuman järjestäminen kannattaa jättää ammattilaisen tehtäväksi. Silloin tapahtumasi onnistuu varmasti ja oma aikasi säästyy liiketoimintasi kannalta tärkeämpään tekemiseen.

Digiloikka toteutui myös tapahtuma-alalla

Korona-aikanakin Hurry Events palveli asiakkaitaan tapahtumarintamalla. Vaikka mikään ei korvaa ihmisten fyysistä kohtaamista, niin esimerkiksi virtuaalitapahtuma on tyhjää parempi vaihtoehto. Myös Hurry Events otti digiloikan, jotta sen asiakkaat saivat kutsuttua ihmiset yhteen ja verkottumaan.

”Koronan aiheuttaman live-tapahtumatauon aikana pääsimme toteuttamaan virtuaalitapahtumia ja laajentamaan ravintoloiden terassialueita. Kesä 2022 meillä sujui jo normaaleissa uomissa tapahtumien järjestämisen suhteen. Yleisötapahtumat toteutuivat, ja yritykset pääsivät hyödyntämään tapahtumia monen vuoden tauon jälkeen.”
– Jukka Makkonen, Hurry Events

Paluu pikkujoulujen aikaan

Pikkujouluissa on myös palattu normaalimpaan. Hurry Eventsin osaamiseen kuuluvat erikoistapahtumajärjestelyt yrityksen toimitiloissa tai uudenlaiset yhdistelmäpaketit, joissa hyödynnetään verkoston ainutlaatuisia palvelutuotteita. Hurry Eventsin avulla asiakkaat säästävät aikaa ja vaivaa sekä saavat selkeän yhden hinnan ja laskun tuotannosta.

Tapahtuma-ala kehittyy jatkuvasti

Uutuudet kiinnostavat aina. Hurry Events tekee uusia variaatioita vanhoistakin tuotteista. Elämyksellisyys ja turvallisuus ovat edelleen pääteemat tapahtuma-alalla. Tapahtuman tarinan tulee olla läsnä kutsusta aina kiitoskirjeeseen saakka.

Tapahtumajärjestelyiden tilaaminen Hurry Eventsiltä kannattaa

Kokeneella kumppanilla on valmiita ajatuksia ja näkemystä onnistuneen tapahtuman tuottamiseen. Monipuolinen ja laadukas kumppaniverkosto on avain nopeaan reagointiin kiireellisissäkin tiedusteluissa.

  • Saat valmiin tapahtumapalvelupaketin
  • Tapahtumasi on taatusti turvallinen
  • Saat ideoita, joilla rikastuttaa tapahtumaasi
  • Vieraasi viihtyvät ja kaikki toimii

Tapahtuman järjestämisen ABC

Tapahtuman järjestäminen omin voimin voi kuulostaa helpolta tehtävältä, mutta todellisuudessa se on monivaiheinen ja monesta tekijästä koostuva paletti. Kuka huolehtii kuljetuksista? Mistä vuokrataan rakenteet ja kalusteet? Vaatesäilytys ja turvallisuus? Entä ruokapalvelut ja tarjoilu? Entä sitten kun tapahtuma on ohi, kuka huolehtii jätteistä ja siivouksesta? Ehkä sittenkin on fiksumpaa ostaa tapahtumapalvelu avaimet käteen -periaatteella.

  1. Mieti tavoitteet

Miksi järjestät tapahtuman? Mitä haluat saavuttaa sillä? Kerro tavoitteesi myös tapahtumakumppanillesi, saat häneltä kokemukseen perustuvia vinkkejä.

  1. Päätä tapahtuman päälinjat

Kenelle tilaisuus on tarkoitettu? Osallistujamäärä? Tapahtuman paikka ja ajankohta? Tapahtuman teema? Näillä tiedoilla saat tapahtumakumppaniltasi jo alustavan kustannusarvion.

  1. Ole ajoissa liikkeellä

Suunnittelu kannattaa aloittaa ajoissa ja ottaa ammattilainen mukaan heti alussa. Kutsut ja/tai ennakkotieto tapahtumasta on syytä huolehtia ajoissa, jotta kohderyhmä ehtii harkita asiaa ja järjestää tilaa kalenteriinsa.

  1. Jälkimarkkinointi

Kiitä osallistumisesta, julkaise kuvia kotisivuillasi ja hyödynnä mahdolliset liidit.

Messujen järjestäminen on vaatinut joustavuutta korona-aikana

”Mielestäni hieno esimerkki osaamisesta messujen järjestämisestä muuttuvassa toimintaympäristössä on Ski Expo 2022, joka useamman vuoden tauon jälkeen järjestettiin Mall of Triplassa Helsingin Messukeskuksen sijaan. Eli on järjestetty messutapahtuma sinne, missä tapahtuman voi järjestää turvallisesti ja missä ihmiset liikkuvat luontaisesti. Mielestäni Hurry Events pystyisi vastaamaan osaamisellaan ja kalustollaan tällaiseenkin palvelutarpeeseen loistavasti.”
– Jukka Pelkonen, projektipäällikkö, Hurry Creative

Tapahtumapalvelut

Hurry Eventsin tapahtumapalvelut:

  • Tapahtumien suunnittelu
  • Telttavuokraus
  • Kalustevuokraus
  • Virtuaalitapahtumat

Esimerkkejä toteutuksistamme:

  • Messut
  • Webinaarit ja striimaukset
  • Rinne- ja muut urheilutapahtumat
  • Konsertit ja festivaalit
  • Yritysjuhlat
  • Perhejuhlat

Uusi katuruokatapahtuma Joensuussa

Talven ja kesän tapahtumia lyödään parhaillaan lukkoon. Hurry Eventsillä on useita vakioasiakkaita, joiden kanssa yritys järjestää vuosittain useampiakin tapahtumia. Yksi uusi Hurryn tapahtumatuotanto on Joensuussa Karjalan Kurmee -tapahtuma. Tapahtuma on hyvää jatkoa StreetKuopio- ja StreetJyväskylä-katuruokatapahtumille.

Dinner in the Sky Kuopio -tapahtuma

Tapahtuman järjestäminen, Dinner in the sky Kuopiossa.

Hurry Events tuottaa myös itse erilaisia tapahtumia. Dinner In The Sky Kuopio -tapahtumassa tarjosimme mahdollisuuden ruokailla ja viettää iltaa Kuopion kattojen yllä Kallaveden rannalla. Makuelämyksestä vastasivat huippukokit Anssi Kantelinen ja Aki Hiltunen.

Lue koko referenssitarina ››

Hyvä tapahtuma herättää tunteita ja aktivoi aistit

Tapahtumien suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Siten saat tapahtumainvestoinnistasi parhaan mahdollisen hyödyn. Jos mielessäsi on joku tapahtuma, teemme mielellämme ehdotuksen, jolla pääset toivomaasi tavoitteeseen.

Ota yhteyttä, niin laitetaan tapahtumaan!

Tapahtuma-asiantuntija ja onnistuneiden tilaisuuksien järjestäjä Jukka Makkonen / Hurry Events.

Hurry Events
Jukka Makkonen
events@hurry.fi
Puh. 050 573 6121

 

 

 

 

Takaisin blogiin
Tapahtumien järjestäminen kannattaa ulkoistaa ammattilaisille. Hurry Eventsillä on valmiita ajatuksia ja näkemystä onnistuneen tapahtuman tuottamiseen.